Algemene voorwaarden

Laatst gewijzigd en van toepassing vanaf:

15 december 2024

Active Integrity streeft naar kwalitatief hoogstaande dienstverlening voor alle professionals die inzicht willen krijgen in de soft controls van bedrijven of organisaties. Om dat doel te bereiken zijn onderstaande Algemene Voorwaarden gedefinieerd die van toepassing zijn op de dienstverlening van Active Integrity.

Toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden
Een professional kan zich aanmelden voor de Soft Controls Scan of Soft Controls Scan via de website van Active Integrity of namens zijn/haar organisatie een SaaS Overeenkomst afsluiten. In dat geval geldt:

De professional of zijn/haar organisatie wordt beschouwd als “Opdrachtgever”.
Active Integrity wordt beschouwd als “Opdrachtnemer”.
De scan kan ook worden ingezet bij de (audit) klant van de opdrachtgever. In deze Algemene Voorwaarden wordt deze klant aangeduid als “klant”.

Acceptatie namens een werkgever of entiteit
Indien de professional deze Algemene Voorwaarden accepteert namens een werkgever of andere entiteit, verklaart en garandeert hij/zij dat:

De professional volledig bevoegd is om de werkgever of entiteit aan deze Algemene Voorwaarden te binden.
De professional deze Algemene Voorwaarden accepteert namens de werkgever of entiteit.

Bij gebruik van een e-mailadres voor de aanmelding dat toebehoort aan een werkgever of andere entiteit, geldt aanvullend dat:

De professional wordt geacht de werkgever of entiteit te vertegenwoordigen.
De acceptatie van de Algemene Voorwaarden de werkgever of entiteit bindt aan deze voorwaarden.
Met “Opdrachtgever” in deze voorwaarden wordt verwezen naar de werkgever of entiteit van de professional.

Acceptatie door middel van een actie
Door bij een online aanmelding te klikken op de knop “Akkoord” (of een vergelijkbare knop of checkbox) om toegang te verkrijgen tot de diensten, bevestigt de professional gebonden te zijn aan deze Algemene Voorwaarden. Indien de professional niet akkoord gaat, dient hij/zij geen gebruik te maken van de dienstverlening.

Eindproduct
Het eindproduct van de dienstverlening van Active Integrity is een geautomatiseerde cultuurrapportage. Deze rapportage wordt opgesteld op basis van onderzoek naar de soft controls van de (klant van de) opdrachtgever.

Proces van aanmelding, aanvraag en toegang
Het proces van dienstverlening bij Active Integrity bestaat uit de volgende stappen:

Aanmelding: De professional meldt zich aan voor de Soft Controls Scan of Soft Controls Scan via de website van Active Integrity of sluit hiervoor namens zijn/haar organisatie een SaaS Overeenkomst af.
Onderzoeksaanvraag: Opdrachtgever doet een aanvraag voor een onderzoek (scan) via een online formulier.
Toegang tot de online omgeving: De Opdrachtgever krijgt toegang tot de online omgeving om het onderzoek uit te voeren.
Rapportage: Na uitvoering van het onderzoek ontvangt Opdrachtgever de cultuurrapportage.

1. Aanmelding, onderzoeksaanvraag en betaling

1.1 Opdrachtnemer heeft het recht om een aanmelding of onderzoeksaanvraag af te wijzen indien daar zwaarwegende gronden voor zijn. Bijvoorbeeld als opdrachtgever cq. de klant een gesanctioneerde partij is of wanneer er operationele beperkingen zijn die het onmogelijk maken om het onderzoek uit te voeren.

1.2 Opdrachtgever wordt geacht (eventueel samen met zijn klant) op een adequate manier gevolg te geven aan de verantwoordelijkheden zoals vastgelegd in deze Algemene Voorwaarden.

1.3 Het staat opdrachtnemer vrij om diensten te verlenen aan een andere partij die een belang heeft dat concurrerend of conflicterend is met de belangen van opdrachtgever.

1.4 Door een onderzoeksaanvraag te doen gaat Opdrachtgever een betalingsverplichting aan, tenzij anders overeengekomen. De geldende tarieven staan vermeld op de website van Active Integrity ten tijde van de aanmelding c.q. in de aanmeldbevestiging, of anderszins schriftelijk zijn overeengekomen.

1.5 Tenzij anders overeengekomen behoudt opdrachtnemer zich het recht voor om de tarieven periodiek aan te passen, en informeert opdrachtgever hierover. Tariefwijzigingen zijn niet van toepassing op onderzoeken die reeds zijn aangevraagd.

1.6 Betalingen worden per factuur voldaan. Opdrachtgever dient facturen per bankoverschrijving te voldoen binnen twee weken na de factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Opdrachtnemer heeft het recht om geen rapportage te verstrekken indien de factuur niet is betaald, tenzij anders overeengekomen.

1.7 Opdrachtnemer accepteert enkel betalingen van banken uit de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland.

2. Onderzoek

2.1 Opdrachtnemer faciliteert voor opdrachtgever een onderzoek naar de cultuur van de (klant van de) opdrachtgever. Dit onderzoek wordt gedaan middels een op soft controls gebaseerde enquête onder medewerkers van de (klant van) opdrachtgever via de online omgeving van Active Integrity.

2.2 Opdrachtgever selecteert, test en accordeert, binnen bepaalde kaders, de te hanteren stellingen en vragen van de enquête via de online omgeving van Active Integrity. Om de integriteit van het onderzoek te garanderen, kan noch opdrachtgever noch opdrachtnemer wijzigingen doorvoeren aan de enquête wanneer de onderzoeksperiode is ingegaan.

2.3 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het delen van de link of QR-code waarmee medewerkers van de opdrachtgever c.q. de klant de enquête kunnen bereiken. Het uitzetten van de enquête en het verzamelen van de respons wordt als exclusieve aangelegenheid van opdrachtgever beschouwd. Opdrachtnemer accepteert geen aansprakelijkheid in relatie tot medewerkers van opdrachtgever en/of zijn klant.

2.4 Opdrachtnemer garandeert dat de link of QR-code van het onderzoek alleen beschikbaar is voor opdrachtgever en zijn eventuele klant. Opdrachtgever is verantwoordelijk om misbruik van de enquête door medewerkers te voorkomen.

2.5 Opdrachtnemer rapporteert enkel op groepen met tenminste 5 respondenten. Hiermee wordt de anonimiteit van gegevens geborgd.

2.6 Het is aan opdrachtgever en/of zijn klant om maatregelen te nemen om het responspercentage op een niveau te krijgen dat naar eigen inzicht adequaat is, en kan hierbij gebruik maken van de respons monitoring functie via het dashboard van Active Integrity.

3. Rapportage

3.1 Het eindproduct (de cultuurrapportage) wordt op geautomatiseerde wijze tot stand komt zonder tussenkomt van een adviseur. Hierbij worden algoritmes gebruikt om relevante informatie zoals observaties, conclusies en aanbevelingen weer te geven die van toepassing zijn op de resultaten van opdrachtgever. Het advies is daarmee algemeen van aard en neemt specifieke omstandigheden en karakteristieken van opdrachtgever niet mee in de overweging. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor eventuele (statistische) fouten in de (toelichting op de) rapportage of voor de wijze waarop opdrachtgever gevolg geeft aan de inhoud daarvan.

3.2 De accuraatheid en volledigheid van de inhoud van de rapportage hangt deels af van de accuraatheid en volledigheid van de door opdrachtgever opgegeven informatie, zoals de namen van afdelingen of het aantal medewerkers van de organisatie. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij opdrachtgever.

3.3 De rapportage is definitief wanneer deze wordt verstrekt aan opdrachtgever. Opdrachtgever kan een verzoek doen aan opdrachtnemer om correcties door te voeren in de cultuurrapportage, maar heeft daar geen recht op.

3.4 De rapportage is uitsluitend bestemd voor opdrachtgever en zijn eventuele klant, en mag niet met derden worden gedeeld zonder schriftelijke toestemming van opdrachtnemer, tenzij anders overeengekomen. Op de rapportage, methode, werkwijzen en andere geestesproducten van de opdrachtnemer rusten de kopierechten en intellectuele eigendomsrechten van opdrachtnemer.

3.5 In afwijking van artikel 3.1 en 3.3 kan de opdrachtgever, indien overeengekomen, ervoor kiezen opdrachtnemer te vragen om aanpassingen te doen aan de rapportage dan wel additionele bijlagen of toelichtingen daarop te verstrekken. Ook in het kader van deze aanpassingen, bijlagen of toelichtingen is opdrachtnemer niet aansprakelijk voor eventuele (statistische) fouten of voor de wijze waarop opdrachtgever gevolg geeft aan de inhoud daarvan.

4. Gegevens en geheimhouding

4.1 Voor het beleid van Active Integrity ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens wordt verwezen naar het Privacybeleid. Naast persoonsgegevens worden door opdrachtnemer ook andere gegevens opgeslagen ten behoeve van de dienstverlening, waaronder de anonieme antwoorden van respondenten en de daarin gekoppelde onderzoeksresultaten van de (klant van de) opdrachtgever. Naar dergelijke data wordt in deze Algemene Voorwaarden verwezen als ‘functionele gegevens’.

4.2 Functionele gegevens kunnen door opdrachtnemer worden verrijkt met publieke informatie zoals de sector en/of regio van opdrachtgever ten behoeve van interne analyse.

4.3 Opdrachtnemer is verplicht tot geheimhouding van de functionele gegevens. Deze verplichting geldt niet voor zover opdrachtnemer is verplicht tot openbaarmaking uit hoofde van de wet of een bindende uitspraak van de rechter of een overheidsorgaan.

4.4 Opdrachtnemer verstrekt alleen de eindproducten waarop de dienstverlening van toepassing is. Opdrachtgever heeft geen recht om andere functionele gegevens dan de eindproducten te ontvangen. Opdrachtnemer deelt bijvoorbeeld geen ruwe data met opdrachtgever.

4.5 Functionele gegevens worden door opdrachtnemer op een beveiligde server in Nederland opgeslagen.

4.6 Opdrachtgever verbindt zich ertoe de inloggegevens voor zijn account voor de online omgeving van Active Integrity niet te delen met derden. Voor de klant van de opdrachtgever kan een eigen account met aparte inloggegevens worden verstrekt.

5. Overige bepalingen

5.1 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit uit het gebruik van de online omgeving van Active Integrity, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid, tenzij anders overeengekomen.

5.2 Op deze Algemene Voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.

5.3 Opdrachtnemer heeft het recht deze Algemene Voorwaarden te wijzigen en brengt opdrachtgever hiervan tijdig op de hoogte.

5.4 Active Integrity Europe B.V. is geregistreerd bij het handelsregister in Nederland met bedrijfsregisternummer 90040619.

5.5 Vragen of opmerkingen over deze Algemene Voorwaarden kunnen worden gericht aan Active Integrity via het contactformulier.

_{Verwijzingen in deze Algemene Voorwaarden naar “Active Integrity” en “Opdrachtnemer” verwijzen naar Active Integrity Europe B.V.}